Популярный метод расстановки приоритетов — матрица Эйзенхауэра. Им пользуется большинство успешных людей. Я встречал информацию про данный метод в книгах Роберта Кийосаки, Брайана Трейси, Стивена Кови, Бодро Шофера и многих других коучей по успеху и личной эффективности.

Чтобы добиваться максимальной продуктивности, вы должны планировать свой день/неделю и все необходимые дела на бумаге. Наш мозг очень ленив. Без фиксации дел на бумаге, он позаботится о том, чтобы вы сильно не напрягались и выкинет половину из памяти.

Но когда вы начинаете составлять планы на день и записывать все дела на бумагу, вплоть до самых маленьких, то часто возникает путаница. Десятки, а иногда и сотни дел, часть из которых изо дня в день переносится неделями на следующее число. Как быть?

Забить на мелкие дела, не заносить их в список? Вариант, но часто есть небольшие дела на пол часа, от которых зависит очень многое. Например, заплатить штраф за парковку в неположенном месте. По сравнению со срочным годовым отчетом, это вроде мелкое 5-ти минутное  дело. Но при его не выполнении могут ждать большие неприятности. А поздравить маму с днем рождения? 3х минутный звонок, который по сути ничего не меняет в вашей жизни, но я считаю это не менее важное дело, чем годовой отчет.

Выполнять все дела по порядку занесения их в список? Хорошо тренирует дисциплину. Но часто появляются важные и срочные дела, выполнить которые нужно как можно скорее, а они стоят в конце списка. При этом в начале оказываются практически бесполезные мелочи.

Есть отличные метод — выделять каждое утро по часу на выполнение самых неприятных, но важных дел. Как говорит Брайан Трейси, поедать мерзких лягушек с утра, чтобы потом не омрачать оставшийся день мыслями об этих неприятных делах. У каждого есть мелочи, которые мы оттягиваем на последний день. Написать отчет, разобраться с недовольным клиентом, сходить в банк, разгрести завал в шкафу. Все, что угодно. Этот способ позволит решать такие мелкие, но энергозатратые дела с утра и в оставшийся день концентрироваться на действительно важных вещах.

Но как среди огромного списка выделить «лягушек», важные и неважные дела?

Вам нужно взять лист бумаги, разделить его на 4 части. Проведите горизонтальную и вертикальную черту посередине. В левом верхнем углу напишите «Срочные и важные». В правом верхнем — «Несрочные, но важные». В левом нижнем — «Срочные, но неважные». В первом нижнем — «Несрочные и неважные»

IMG_5107

Теперь распределите ваш список дел по данным критериям. Все силы сконцентрируйте на важных и срочных делах. Вторым пунктом идут несрочные, но важные дела. Третий пункт — срочные, но неважные дела. А четвертый — скорее всего большинство из этих дел не будет выполнено. Что можно передать на исполнение кому-то, передавайте. Но если дело требует вашего участия и находится в списке неделями, просто забейте на него и вычеркните. Нужно уметь концентрироваться на главном, отбрасывая в сторону мелочи, это один из залогов успеха.

Второй метод — разбить дела по следующим принципу. Слева вверху квадрат результата. Те дела, выполнение которых принесет быстрый 100% ощутимый результат. Справа вверху квадрат потенциала. Те дела, выполнение которых потенциально может принести отличный результат. Слева снизу квадрат с делами, выполнение которых возможно даст какой-то эффект, но нужно тестировать чтобы понять. Справа снизу квадрат растрат. Это те дела, выполнение которых не принесет никакого результата кроме потраченного времени. Или потраченное время и усилия не эквивалентны получаемому результату.
 
Ну и третий метод, который я использую чаще всего. Отлично подходит для ведения бизнеса. Слева вверху квадрат с проектами, выполнение которых принесет быстрые и большие деньги.  Справа вверху квадрат с проектами, на выполнение которых уходит мало времени и они приносят небольшие деньги. Слева снизу — большие деньги, но требующие долгой рутинной работы. Справа снизу — дела, отнимающие много времени и приносящие небольшой доход.Выберите ту модель матрицы, которая подходит для вас лучше всего. Использование которой приведет вас к наилучшим результатам. И какой бы вариант вы не выбрали, в любом случае хочу дать вам совет. Если можете что-то делегировать из списка дел, обязательно делегируйте. Вы должны сосредотачивать свои силы на развитии себя/своего бизнеса/своих навыков, но никак не на скучной операционке. Особенно это касается 2-4 квадратов в каждой матрице. Если у вас пока нет личного помощника, его можно найти на freelance.ru или work-zilla.com. Буквально за 5-10 тысяч рублей студент или молодая мама из глубинки возьмут на себя всю операционку и разгрузят вас минимум на половину. Поэтому как только почувствуете, что вас засасывает рутина, срочно ищите помощника. Ведь умение вовремя делегировать нужные процессы также является одним из ключевых факторов успеха.